De 10 meest voorkomende problemen met lange zakelijke teksten

Werkt u aan een jaarverslag, een rapport dat naar de gemeenteraad moet of een nota waar het beleid van komend jaar op wordt afgestemd? Dan kent u het probleem van taaie teksten. Er is een grote hoeveelheid informatie die logisch en leesbaar aangeboden moet worden en dat gaat niet vanzelf.

Geen verhaal is te ingewikkeld om te vertellen. Maar een grote hoeveelheid factoren maakt teksten soms ondoorgrondelijk. Daardoor raakt de boodschap op de achtergrond.

Tien veel voorkomende ‘fouten’

1 Verschil in stijl

De teksten zijn door meerdere mensen geschreven of door knip-en-plakwerk (uit bestaande nota’s of ambtelijke stukken) samengesteld. Dit leest niet prettig.

Wij zorgen voor eenheid in stijl. Wij gaan met uw tekst aan de slag en leveren binnen de afgesproken termijn een helder leesbare tekst.

2 Lange zinnen en veel komma’s

De schrijver wil teveel in één keer zeggen. Ondertussen raakt de lezer de draad kwijt.

Wij splitsen lange zinnen vaak op in delen. Maar alleen korte zinnen leest ook niet prettig. Daarom kiezen we voor afwisseling van zinslengte en een heldere zinsconstructie.

3 Ambtelijk of juridisch taalgebruik

Bij de schrijver mogen moeilijke woorden, afkortingen of jargon heel bekend zijn, maar geldt dat ook voor de lezer?

Uw lezer is ons uitgangspunt. Kennen zij de betekenis van een woord, afkorting of vakterm? Soms is een korte toelichting nodig of een verklarende lijst met afkortingen, als bijlage voor uw nota, rapport of jaarverslag.

4 Tangconstructies

Onderwerp en gezegde worden door een lange tussenzin gescheiden. De lezer raakt het spoor bijster.

Complexe tangconstructies zijn nergens voor nodig. Wij verplaatsen delen van de zin of maken er twee zinnen van. Zo maken wij de tekst helder en aantrekkelijk om te lezen.

5 Lijdende vorm

Overmatig gebruik van de werkwoorden ‘worden’ en ‘zullen’ komt veel voor in zakelijke teksten. Schrijvers gebruiken de lijdende vorm graag, omdat ze een slag om de arm willen houden, ook al is dat misschien nergens voor nodig. Maar het bezorgt lezers een onduidelijk gevoel.

Wij verwijderen niet alle lijdende vormen. Maar wel wanneer die de tekst vaag maken. Dan vormt de lijdende vorm een obstakel voor de lezer. Actieve zinnen lezen vlotter en zijn minder afstandelijk.

6. Naamwoordstijl

Hierbij maakt de schrijver een werkwoord tot zelfstandig naamwoord. Bijvoorbeeld: ‘raadpleging van de inwoners gebeurt…’ Net als bij de lijdende vorm is niet duidelijk wie actie onderneemt.

Wij voorzien vage, onpersoonlijke formuleringen van een onderwerp. Soms is dat een persoon of afdeling, soms uw organisatie. Door man en paard te noemen vergroten wij de betrokkenheid van de lezer.

7 Vage verwijzingen

Vaak is niet duidelijk waar woorden als ‘die’ en ‘deze’ naar verwijzen. Dat kan er zelfs toe leiden dat de lezer iets anders begrijpt dan dat de schrijver bedoelt.

Wij zijn scherp op verkeerde verwijzingen. De lezer mag nergens struikelen over de zinsconstructie. Het gaat om de inhoud!

8 ‘Algemene’ taal- en stijlfouten

Je zou het bijna vergeten: veel lange zakelijke teksten zitten vol met kleine taal- en stijlfouten. Iedereen begrijpt wel wat er bedoeld wordt, maar het is slordig taalgebruik. Verkeerd gebruik van als/dan, d- en t-fouten, het los schrijven van woorden die aan elkaar horen. Dubbel woordgebruik (‘zoals bijvoorbeeld’) en nog tientallen voorbeelden meer. Een heel aardig overzicht is te vinden op Wikipedia.

Wij zorgen voor een foutloze tekst. 

9 Onlogische opbouw

De hoofdstukindeling van uw jaarverslag, rapport of nota ligt al snel vast. Maar bij het invullen van de paragrafen en alinea’s gaat het soms mis. Onderwerpen komen dubbel aan bod of er wordt op het laatst nog een alinea toegevoegd.

Wij hebben het totaaloverzicht als eindredacteur van uw nota, rapport of jaarverslag. Als wij dubbelingen of een onlogische opbouw signaleren, nemen wij direct contact met u op. Wij doen suggesties voor verbetering, maar veranderen nooit op eigen houtje de structuur.

10 Problemen met het proces

Bij langere zakelijke teksten liggen vertragingen en misverstanden op de loer. Het proces is vaak niet op orde.

Wij besteden in de voorbereiding veel aandacht aan het proces van totstandkoming van lange zakelijke teksten. Dat vormt de basis voor een goede planning van uw nota, visie, jaarverslag of rapport. Voorwaarde voor een succesvol proces blijft natuurlijk de medewerking van de betrokken medewerkers. Zij moeten bereid zijn teksten aan de leveren of ons te woord te staan, zodat wij de teksten kunnen schrijven.